¿Sabemos gestionar el tiempo para teletrabajar? por Raimundo Navarro
Tiempo de sumar. Por Eva Levy
10/11/2020
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10/11/2020
Experto en la organización de grupos de trabajo complejos y multidisciplinares.
El teletrabajo, tal como se ha aplicado en los últimos meses, ha permitido mantener la actividad económica en muchas organizaciones (tanto empresas como instituciones). Su aplicación se realizó, normalmente, sin un estudio previo, y resultando un teletrabajo casi de supervivencia, por aplicación inmediata sin considerar ventajas, desventajas, y casi sin considerar necesidades, medios, procedimientos, o si era la mejor solución.
El teletrabajo no es aplicable a todo, ni a todos.
También es una apuesta que sí tiene unas consecuencias normalmente beneficiosas: mayor productividad y mejora de la vida familiar y personal. Representa incluso, en muchas ocasiones, un cambio de mentalidad, o incluso de prestador de servicios y no asalariado.
Las organizaciones se enfrentan a los desafíos que el mercado les plantea en estas “nuevas” condiciones para seguir sobreviviendo, o creciendo.
Sin olvidar que los nuevos cambios a implantar en las organizaciones, o en las personas, no se generan inmediatamente, y son, todos, cambios necesarios:
- En la organización, que implica liderazgo, planificación, redefinición de objetivos, análisis de indicadores de rendimiento, métodos de evaluación y seguimiento, flexibilidad,…
- Transformación, que implica procedimientos, integración de procesos, relaciones con clientes y proveedores, adaptación al cambio, aprendizaje,…
- Liderazgo, que implica motivación, integración, resistencia al cambio, mantenimiento cercanía y cohesión equipos,…
- Recursos, que implica, herramientas tecnológicas, elementos de ciberseguridad, capacitación, …
- Comunicación, tanto interna como externa, continua, bidireccional,…
Los trabajadores, las personas en general, también tienen unos desafíos en estas “nuevas” condiciones, entre ellas ser más difusa la separación vida laboral, vida personal. Por ejemplo, aspectos a tener en cuenta con la “nueva” situación:
- Formación, creatividad, generación de ideas,…
- Comunicación, formal e informal, trabajo en equipo y con la organización, relaciones sociales, soledad,…
- Resistencia y adecuación al cambio…
- Auto-organización, auto-motivación, auto-liderazgo,…
- Conciliación, realización personal,…
- Gestión y distribución del tiempo, fundamentalmente a cargo de la persona y mucho más particularizado a cada caso, …
El trabajo en remoto, no representa sólo un cambio de “presencialidad”: de la oficina al domicilio. Los periodos de descanso son más responsabilidad aún de la propia persona. Los periodos de desconexión son igualmente necesarios, entre otras cosas porque generan confianza y motivación.
Por supuesto, los recursos son fundamentales: herramientas, programas informáticos, equipamientos acordes con las actividades, acceso a información y compartición de información, organización y auto-organización…son elementos necesarios para que el trabajo sea eficiente y eficaz.
¿Cómo gestionar el tiempo? no es una pregunta reciente. Desde la industrialización del siglo XIX, es algo que ya se planteaba debido a los nuevos, y cambiantes, tipos y condiciones de trabajo.
Se empezó en dos grandes apartados enfrentados: vida laboral y vida personal. Respecto a las condiciones laborales se partía de reducir los tiempos de trabajo e incrementar el tiempo libre (aunque sólo para poder volver a mantener los tiempos de trabajo).
Se ha ido evolucionando hacia la mejora de “cada tiempo” en beneficio del trabajo y de la persona, redundando en una mejora de la calidad del tiempo laboral (mayor productividad y rendimiento) y mejora de la calidad del tiempo personal y familiar (mayor “felicidad” y “realización personal”). Pero volver a que el tiempo laboral no tenga un final claro y adecuado representaría una reducción del rendimiento que no interesa ni social, ni empresarial, ni personalmente.
La mentalidad es clave, pero también los nuevos hábitos, adopción de rutinas, establecimiento de límites,…. e incluso predicar con el ejemplo es necesario. Ser más eficiente en el tiempo laboral “y” en el tiempo personal, lo que resulta en una mayor productividad y en una mayor satisfacción.
Es necesario aplicar, también, tres actividades clave de la gestión de proyectos, porque la vida profesional, familiar o personal es como un “proyecto a desarrollar”:
- Pensar y planificar (que, por supuesto, se modifica y adapta a lo largo del “proyecto”… obcecarse en una planificación siempre es un error),
- Ejercer cotidianamente el sentido común (utilizando las herramientas y actividades necesarias), y
- Atender a las lecciones aprendidas (aprendizaje, tan importante como los entregables).
La gestión/administración del tiempo está ahora, no totalmente pero sobre todo, en cada uno. Lo cual flexibiliza, más aún, la organización del trabajo, como también permite integrar actividades personales en el tiempo global diario.
En un entorno en que trabajar remotamente se entremezcla con un lugar de trabajo familiar y con actividades personales necesarias, queridas, o inventadas, la persona (el trabajador) se convierte más aún en una herramienta del trabajo. Pero también es más beneficiosa la necesidad de realización personal.
La psicología y el conocimiento de las distintas percepciones del tiempo entra a formar parte del cómo se hacen las cosas. También hay que aprender de ello.
Se pasa de cumplir un horario en la oficina a cumplir unos objetivos desde el propio domicilio. Tampoco hay una uniformidad de las actividades como en los lugares de trabajo.
La motivación y el cambio también son, más incluso, responsabilidad de la propia persona, y no sólo de la organización y los líderes de la organización o del proyecto/trabajo concreto.
A menudo se subestima la importancia de la rutina y el ritual para ubicarnos en el espacio adecuado para trabajar, descansar, o jugar.
La supervisión no va a ser una supervisión del tiempo utilizado con el ordenador, o con el móvil. El liderazgo, supervisión y seguimiento del trabajo no pueden ser iguales. La “microgestión” es enemiga de la motivación, y en teletrabajo es algo más relevante incluso que en el trabajo presencial.
La realimentación, la comunicación en general, tiene que ser continuada y se convierte en más importante. Entre otras cosas para darse cuenta de que el esfuerzo es coherente y productivo. Incluso las reuniones virtuales como sus análogas presenciales siguen teniendo las mismas necesidades.
Es vital que la mente esté “alineada” con lo que se está haciendo en cada momento. La concentración (dedicación) a lo que se está haciendo, sea lo que sea, en lo profesional o en lo personal, es casi la única manera de que la productividad (en lo laboral y en lo personal) y la realización personal (en lo laboral y en lo personal) sea óptima.
La flexibilidad es el factor clave. Gestionar esa flexibilidad es el factor crucial. Gestionar acorde con la actividad, por ejemplo, el trabajo colaborativo se hace más necesario e importante: hay un vínculo entre productividad y conexión social.
La consecuencia es la necesidad de organizarse uno mismo, de acuerdo a las circunstancias particulares de cada uno, que pueden ser muchas y diversas. Y también, la necesidad de organizar lo que se hace y cómo se hace. Los planes de trabajo pueden, y deben, ser particulares. Los horarios de trabajo pueden ser diferentes de una persona a otra. La distribución del tiempo y actividades son mucho más autogestionadas, y el líder/gestor seguirá velando por el cumplimiento de los objetivos en el tiempo y forma que sean necesarios.
