Las claves para que un Congreso o Jornada on line sean efectivos y rentables. Buenas practicas.

Vivimos una época complicada en donde la transformación digital ha venido de golpe, sin avisar, y en donde los modelos de networking y de transferencia de conocimiento han cambiado.

Sin duda, todos queremos volver a encontrarnos en otras circunstancias. Sin embargo, también la tecnología, que ha venido para quedarse, juega un papel clave en las relaciones laborales y empresariales.

¿Por qué una organización quiere organizar un encuentro tipo Jornada, Foro o Congreso?.

Olvidemos por un momento la situación de pandemia que vivimos y las exigencias de seguridad que la misma demanda y tratemos de responder a esta pregunta.

Una organización desea organizar un encuentro por diversos motivos: prestigio, presentación de producto/servicio/marca/ persona, servir de interconexión con sus públicos objetivos, obtener relevancia mediática y de mercado, obtener beneficios sociales o laborales, incrementar sus públicos objetivos, etc… la lista era extensa.

Y a día de hoy, dichos motivos, si nos analizamos con cierto rigor, siguen estando vigentes. 

En Grupo Tempo hemos organizado desde 2006, mas de 350 encuentros empresariales en diversos formatos. Desde el Congreso Internacional de la Psicología del Trabajo y RR.HH. para el Colegio Oficial de la Psicología de Madrid, la semana internacional de la mujer para Fundación Woman´s Week, los encuentros para farmacias de ASEFARMA, hasta los ciclos de jornadas de emprendedores de ASECAM. Todos con un objetivos y una motivación.

¿Ha cambiado el escenario?. Obviamente si, pero solo en cuanto al canal, ya que hemos pasado de estar juntos en presencia a estar on line.

Este cambio condiciona algunos parámetros en la organización y aleja el contacto humano. Sin embargo hay otros factores que pueden entenderse beneficiosos como pueden ser la capacidad de llegar a mas personas, el ahorro de costes operativos ( espacio, catering, azafat@s entre otros) y la capacidad de tener unos ponentes de alto nivel al romper la “atadura” de espacio y tiempo. 

La labor profesional de una secretaría técnica cualificada y con experiencia en aportar, mas allá de la administración de las herramientas tecnológicas, resulta fundamental.

La agenda de relaciones publicas y de coordinar no solo a los ponentes y cliente, sino ser capaces de editar y producir ( sí como en las películas) los materiales, y generar contenidos no solo para el evento en si, sino para antes y después, resulta fundamental. 

No se trata de hacer un zoom tipo reunión de compañeros de trabajo o similar.  El contenido puede ser muy legitimo pero la forma de aparecer en el mercado, en las redes sociales y en los medios de comunicación es muy distinto.

Se trata de hacer vivir una experiencia real con la barrera de no estar en contacto y de tener una pantalla de la que en ocasiones, sino hilamos fino, es muy fácil de escapar.

Es como levantarse en medio de un acto físico, pero con la “facilidad” de no molestar a nadie ni que nadie se entere. De ahí la importancia de afinar en los contenidos. Ni es el espacio ni el catering juega ningún papel. Ya solo somos Uds. y los ponentes. Vamos a ponérselo fácil al publico asistente, vamos a darles lo que quieren que es informaciones de calidad, vamos a romper la frialdad de una pantalla de un ordenador, …

Los motivos para encontrarnos permanecen, solo ha cambiado la forma. Y para que la forma sea adecuada y el resultado un éxito, un consejo… guíese por profesionales. Aquí nos tienen.

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